貫徹雙重確認的原則
作者：張忠良
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我們在日常經(jīng)營中，都難免會有差錯。同時，在組織中，會有明知不對，卻因鬼迷心竅而干起舞弊的勾當。
為了防止出現(xiàn)差錯和不當行為，有必要建立由多部門、多人復核的雙重確認的體制。
比如，購入物品時，要有收貨部門和驗貨部門這兩個部門的確認。出貨時，也需要倉庫和使用部門對于出貨憑證的雙方確認。蓋公章人和保管人的多重確認。支付貨款時，需要支付憑證的復核和辦理付款人的共同確認。今天很多付款采用網(wǎng)銀支付，也需要有確認金額復核的人和負責支付操作者兩個環(huán)節(jié)確認完成。如編制產(chǎn)品的BOM清單，需要直接負責BOM的主管和相關人員或領導逐一確認，以避免差錯。這些都是經(jīng)營中，有代表性的例子。
外部有很多報道，某公司的財務總監(jiān)連續(xù)10年拿用公款，等到東窗事發(fā)時，其涉及的金額已非常巨大。包括銀行的風險類投資等，由于之前一直成功，并忽視了審核確認，風險的放大，最終決定了銀行的生死存活。
由于沒有建立和貫徹雙重確認的原則，讓經(jīng)營出現(xiàn)重大風險，或讓組織的人犯罪入獄，這樣的案例實在是太多了。
不管一個人多么認真負責，只要負責管理保險柜或現(xiàn)金，就有一時糊涂之虞。比如，一開始由于手頭拮據(jù)，反正沒人監(jiān)督，于是暫且“借用”，打算下個月發(fā)工資后補上。可結果遲遲還不上，挪用的金額越來越大，如滾雪球一般，最終走入歧途。
很多中小企業(yè)不在制度上完善，采用現(xiàn)金和資金管理由自己的太太或親戚負責，看上去消除了風險，但由于自己人管理，沒有通過制度的規(guī)范運作，或沒有更好的責任心和服務意識，不但問題會更多，在周圍人看來，這純粹是家族企業(yè)，很難做大事業(yè)，對于公司會失去信心。
人心都有善惡兩面。我們應該通過制度的設計，踐行“以心為本”的經(jīng)營思想，伴隨著大愛和善的信念，構建嚴謹?shù)闹贫?，并一貫性和系統(tǒng)性的堅守非常重要。也就是設計“雙重確認的原則”來發(fā)現(xiàn)和防止錯誤的技術性手段，以此來愛護和珍惜員工，并保護公司的財產(chǎn)。
人性的貪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生貪念，也無法犯罪。通過這種保護員工的制度設計得越是嚴密，就越是真正充分體現(xiàn)對于員工的關愛。
當今社會上經(jīng)常出現(xiàn)“蘿卜章”造假，如何管理好印章，如何使用管理保險箱，包括保管匯票和支票、合同等都需要有一整套嚴謹?shù)闹贫?。貫徹雙重確認的原則，目的就是確保“零差錯”，讓員工沒有犯罪的機會，這是真正保護員工。
在具體經(jīng)營中，購買材料的定價、在投資項目的定價、在銷售產(chǎn)品的定價、重大物資庫存異常處理的定價，包括員工加班工資計算，工會費用管理，愛心基金管理等等，都需要有完善的雙重確認或多重確認的管理機制。
尤其集團的投資，每個公司都處于不同的發(fā)展階段，更需要重視和完善雙重確認的制度。不能由于公司規(guī)模比較小，我們就忽視雙重確認的制度，這對于今后的發(fā)展和做大會帶來隱患。意識的改變，習慣的養(yǎng)成，需要一開始就建立起來，這才是確保經(jīng)營健康的必要手段。
公司倡導“雙重確認”，并非基于“人性本惡”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。為了避免員工由于一時的邪念而犯下罪孽，公司就需要完善管理制度。
